Die 7 wichtigsten Gründe warum Tech-Projekte scheitern

Es sind ernüchternde Zahlen, die das Project Management Institute 2017 in einer Studie präsentierte. 14% aller Software-Projekte scheitern ganz, 31% erreichen ihre Ziele nicht, 43% überziehen ihr Budget und 49% halten ihre Deadlines nicht. Das hat eine Reihe von Gründen, die wir in diesem Artikel ausführen werden.

In unserer digitalen Businesswelt reichen traditionelle Kennzahlen wie Zeit, Kosten und Projektumfang nicht mehr aus, um den Erfolg eines Software-Projekts vorherzusagen oder zu evaluieren.

Moderne Entwicklungsprozesse, bekannt unter den Schlagworten agile, kanban, scrum und lean, sind darauf ausgelegt, den Entwicklungszyklus zu verkürzen und User so schnell und oft wie möglich funktionierende Software testen zu lassen. So soll das Lieferrisiko eines Projekts verringert und der Erfolg garantiert werden.

Doch keine dieser Methoden kann gewährleisten, dass du deine Projektziele am Ende erreichst. Wenn ein Projekt scheitert, ist das nicht nur schlecht für die Business-KPIs, sondern auch für die Moral der Mitarbeiter und ihr Bindung ans Unternehmen.

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Die 7 wichtigsten Gründe fürs Scheitern

Wir wollen uns die 7 wichtigsten Gründe ansehen, die Tech-Projekte immer wieder zum Scheitern bringen — und Strategien, wie sich das vermeiden lässt.

1. Anforderungen werden in Silos definiert. In großen Organisationen ist das Team, das den Business-Case oder den Projektumfang definiert, häufig nicht das Team, das das Projekt auch umsetzt. Zudem definieren Stakeholder oft die Projekt-Anforderungen, ohne Input von den Kollegen aus Produkt, Design, Entwicklung oder Marketing/Sales zu sammeln. Sie entscheiden “in ihrem Silo”. Wenn der Input nicht früh in der Planungsphase eingeholt wird, kann es leicht passieren, dass der Projektumfang falsch eingeschätzt wird. So ist das Projekt zum Scheitern verurteilt, bevor es begonnen hat. Hinzu kommt, dass beim Projekt-Scoping häufig keine Zeit eingeplant wird für unbekannte Faktoren, Änderungen in der Priorisierung oder dafür, in hektischen Phasen ständig neue Feuer löschen zu müssen. (Das passiert selbst bei sehr gut geplanten Projekten.)

2. Es werden keine echten User-Bedürfnisse befriedigt. Stell dir folgendes Szenario vor: Dein Team verbringt 12 Monate damit, neue Produktideen zu evaluieren, einen Business-Case zu erstellen und dann das Produkt zu entwickeln. Alle freuen sich auf den Produktlaunch und wenn ihr endlich live geht … nichts, nur eine Grille zirpt im Hintergrund. Niemand benutzt das Produkt, das ihr entwickelt habt. Und, schlimmer als das: Du hast keine Ahnung, warum oder wo du anfangen sollst, nach Antworten zu suchen. Selbst die besten Ideen müssen mit echten Usern getestet und validiert werden. Je früher, desto besser. Wenn du deine potentiellen Nutzer bei der Umsetzung des Produktes außen vor lässt, wird das Projekt wahrscheinlich scheitern.

3. Aufwandsschätzungen werden nicht überprüft. Wir dürfen nicht vergessen, dass Schätzungen nur genau das sind — eine begründete Vermutung, wie lange es dauern wird, eine Aufgabe fertigzustellen. Die ersten Aufwandsschätzungen sind normalerweise falsch, weil es zu viele unbekannte Faktoren und noch offene Entscheidungen gibt. Es wird immer Aufgaben geben, die längern dauern als erwartet oder weniger lang, und Aufgaben, die hinzukommen oder ganz gestrichen werden. Projektteams, die ihre Schätzungen im Projektverlauf nicht ständig anpassen, scheitern häufig.

4. Der Projektfokus verschiebt sich. Einer der Vorteile des agilen Arbeitens ist es, dass Teams in kurzen Abständen funktionsfähigen Code (working code) zum Testen liefern. Wenn ihr also im Projekt von der Spur abkommt oder neue Informationen verfügbar werden, könnt ihr falls nötig schnell den Kurs korrigieren, ohne zu viel Kapazitäten zu verschwenden. Andererseits kann ein Projekt auch daran scheitern, dass der Fokus zu häufig oder zu stark verschoben wird. Der Produktmanager oder Team-Lead ist dafür verantwortlich, Änderungswünsche abzulehnen und sie gegen die Ziele und Deadlines des Projekts abzuwägen.

5. Der Projektumfang wird nach und nach immer größer. Im Englischen spricht man auch von scope creep, einem der häufigsten Gründe dafür, dass Projekte scheitern. Im Laufe eines Projekts — besonders, wenn es intern immer beliebter wird — werden Stakeholder plötzlich neue Wünsche haben. Diese Anforderungen werden oft als “nur eine kleine Ergänzung” oder “nur diese eine Sache” positioniert, doch sie können sich summieren und die Zeitplanung deines Projekts über den Haufen werfen. Scope creep kann sich schnell zu einer Lawine entwickeln, wenn ein Projekt-Lead zu einer kleinen Anfrage ja sagt. Denn danach ist es schwierig, nein zu sagen, wenn anderen Anfragen folgen. Plötzlich hat das Projektteam 10 zusätzliche Anforderungen und keine Chance, die Deadline zu halten.

6. Überraschende Ereignisse werden nicht eingeplant. Zu Beginn eines Projekts ist normalerweise ein Teil der Informationen klar und ein anderer Teil noch unbekannt. Während der Umsetzung tauchen immer unvorhersehbare Variablen und Herausforderungen auf. Die erfolgreichsten Projekte planen solche Unbekannten von Beginn an mit ein, indem sie einen Risiko- oder Notfallpuffer in der Zeitplanung vorsehen. Projekte, die das nicht tun, laufen oft aus der Spur und scheitern manchmal komplett. Überraschende Ereignisse können zum Beispiel sein: Ein Konkurrent, der sein Produkt kurz vor deinem Go-Live-Datum launcht, unerwartete juristische Herausforderungen, Compliance-Verstöße oder plötzliche technische Probleme.

7. Es fehlt Expertise. Für einige Projekte braucht es sehr spezifische Expertise, aber nicht alle Unternehmen oder Teams verfügen in-house über jede Art von Spezialisierung. Neue Mitarbeiter einzustellen ist teuer und oft nicht möglich innerhalb des geplanten Zeitrahmens. Manchmal versuchen Organisationen, mangelnde Fähigkeiten durch Cross-Training auszugleichen, oder dadurch, bestehende Mitarbeiter in neue Rolle zu setzen. Dieser Ansatz kann funktionieren, aber auch ein Projektrisiko darstellen. Eine Alternative ist es, das interne Team mit hoch spezialisierten Freelancern zu ergänzen. So kannst du es vermeiden, dass dein Projekt an mangelnder Expertise scheitert.

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So vermeidest du das Scheitern

Es gibt also viele Herausforderungen beim Projektmanagement. Wie kann eine Organisation das Risiko bei der Projektumsetzung verringern und es zum Erfolg führen?

Wir empfehlen zwei Strategien: Agiles Arbeiten und die Unterstützung der internen Ressourcen durch Freelancer.

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Agiles Arbeiten

In den vergangenen Jahren ist agiles Arbeiten immer beliebter geworden, gleichzeitig ist aber auch die Kritik an der Methode lauter geworden. Unternehmen sehen agile oft als Wunderwaffe und Garantie, mit weniger Einsatz mehr Resultate zu erzielen. Leider bleibt dieser Erfolg bei vielen Unternehmen aus, weil sie das agile Arbeiten nicht richtig oder vollständig implementiert haben.

Agile Coaches und Experten für digitale Transformation können dein Team darin unterstützen, vom traditionellen zum agilen Arbeiten überzugehen. Im Folgenden beschreiben wir wie agile, wenn es richtig gemacht wird, das Scheitern von Projekten verhindern kann.

Es gibt dabei drei Faktoren, die für den Erfolg von agilem Arbeiten entscheidend sind:

1. Die enge Zusammenarbeit von technischen und nicht-technischen Geschäftsbereichen
2. Working code schnell und häufig an Kunden zu testen
3. Die Fähigkeit, auf Veränderungen zu reagieren

Schauen wir uns genauer an, wie agile die Lieferrisiken verringert und einige der oben genannten Probleme löst.

1. Anforderungen werden kollaborativ definiert, nicht in Silos. Agiles Arbeiten erfordert ein hohes Maß an Zusammenarbeit in dem Team, das das Projekt umsetzt, wie auch in der ganzen Organisation. Damit agile funktioniert, müssen verschiedene Stakeholder von der ersten Minute bis zum Go-Live eingebunden werden. Das heißt konkret, dass beim Projekt-Kickoff die Bereiche Sales, Marketing, Produkt, Entwicklung und Design vertreten sein sollten. Diese Stakeholder sollten im Laufe der Projektumsetzung weiter eingebunden werden. Es lohnt sich definitiv, die verschiedenen Geschäftsbereiche nahe am Projekt zu haben. So stellst du sicher, dass eure Lösung von allen Seiten betrachtet worden ist. Zudem ist es mit diesem Ansatz wahrscheinlicher, dass ein Produkt entwickelt wird, das an echte Kunden vermarktet und verkauft werden kann.

2. Es wird ein echtes User-Bedürfnis befriedigt. Agiles Arbeiten (auch: agile delivery) heißt, dass dein Produkt in kleinen Bausteinen entwickelt und veröffentlicht wird. Wenn du genug Bausteine zusammen hast, kannst eine erste Version live gehen, dann die zweite, dritte, und so weiter. So kannst du früh im Projekt User-Feedback einholen und dies im weiteren Verlauf kontinuierlich wiederholen. Anstatt nach 9 Monaten festzustellen, dass niemand dein Produkt möchte, es nicht gut nutzbar ist oder nicht den richtigen Preis hat, garantieren häufige Zwischentests mit den Usern, dass du schnell den Kurs korrigieren kannst, wenn nötig.

Du kannst besser mit 4. einem verschobenen Projektfokus, 5. scope creep und 6. unerwarteten Ereignissen umgehen. Einer der Vorteile (und gleichzeitig eine der Herausforderungen) des agilen Arbeitens ist es, dass der Project-Lead ständig neu priorisieren muss. Die Kombination aus ständigem Priorisieren und häufigen Iterationszyklen erlaubt es dem Projektteam, sich neu auszurichten, neue Anforderungen aufzunehmen und sich neuen Herausforderungen zu stellen, wenn sie auftauchen. Wenn etwa eine neue Anforderung gestellt wird, kann der Projekt-Lead diese gegen die anderen Priorisierungen im Backlog abwägen und entscheiden, ob und wann er sie im Zeitplan berücksichtigen kann. Dasselbe gilt für neue Erkenntnisse aus Tests mit Usern oder aus der Marktforschung, genauso für neue Feature-Ideen und Herausforderungen bei der Implementation. Diese wortwörtliche Agilität hilft, den Fokus immer wieder neu auszurichten und im Blick zu behalten und gleichzeitig scope creep zu vermeiden.

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The Future of Work: Arbeite mit Remote Freelancern

The Future of Work, das Arbeiten der Zukunft oder die Zukunft der Arbeit, ist die Antwort auf (unter anderem) diese Frage: Was macht dein Team, wenn es an einer bestimmten Expertise fehlt oder dein interner Spezialist überlastet ist? Mit Remote Freelancern zu arbeiten, um deine Projekte durchzuführen oder um dein internes Team zu ergänzen, kann dir helfen, deine Ziele zu erreichen und dir einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Remote work, also ortsunabhängiges Arbeiten, liegt in der Software- und anderen digitalen Industrien im Trend. Aus guten Gründen:

• Es wurde gezeigt, dass Remote Freelancer bessere Leistungen bringen, als interne Mitarbeiter.
• Teams mit hoher Diversität denken innovativer, was zu erfolgreicheren Produkten führt.
• Du kannst die besten und talentiertesten Experten anstellen, ohne durch deine geographische Lage eingeschränkt zu sein.
• Abhängig davon, wo deine Freelancer sitzen, kannst du deine Effizienz maximieren, weil du eine größere Bandbreite von Geschäftszeiten abdeckst.
• Remote Freelancer arbeiten genau so lange für dich, wie du sie im Rahmen des Projektes brauchst.
• Remote Freelancer sind es gewöhnt, hart zu arbeiten und ihre Fähigkeiten zu verbessern. Dadurch bringen sie aktuelles Wissen, Arbeitsmethoden, Tools und Frameworks mit, von denen dein internes Team profitiert.

Möchtest du mehr zu den Möglichkeiten erfahren, mit Remote Freelancern zu arbeiten? CodeControl kann dir helfen!

Wir arbeiten mit den europaweit besten Entwicklern, Designern und Produktmanagern zusammen, um professionell Projekte für unsere Kunden umzusetzen. Egal, ob du ein schnelles und effektives MVP brauchst oder ein längerfristiges Projekt umsetzen möchtest, wir können dir helfen, erstklassige Produkte zu entwickeln Unser Modell ist auf deine Bedürfnisse zugeschnitten — wir können dein Projekt von Anfang bis Ende betreuen oder dir die perfekte Ressource für dein bestehendes Team liefern.

Bist du bereit für die Zukunft der Arbeit? Meld dich unter hello@codecontrol.io — wir freuen uns von dir zu hören!