Du startest also dein erstes IT-Projekt. Sei es die Website für dein Startup, ein neuer Online-Shop oder eine innovative App. Spannend! Aber hast du dich schon mit der einen sehr banalen, aber sehr wichtigen Frage auseinandergesetzt, die über den Erfolg deines Projektes mitentscheiden wird? Nämlich: Wo notierst du all die Dinge, die zu tun sind, wie teilst du die Information mit deinem Team und wie verfolgst du den Fortschritt im Projekt?
Vielleicht ist es auch nicht dein erstes IT-Projekt du hast schon einige davon hinter dir. Aber du hattest ständig das Gefühl, Meetings oder Calls mit deinen Entwicklern machen zu müssen, um den Überblick darüber zu behalten, was gerade passiert.
Was du brauchst, in beiden Fällen, ist ein gutes Projektmanagement-System. Es gibt sehr viele unterschiedliche Tools, die man fürs Projektmanagement (PM) nutzen kann - Kanban-Boards, Gantt-Charts, Task-List-Manager und, natürlich nicht zu vergessen, die gute, alte Excel-Tabelle. Im Folgenden erfährst du, welches Tool für deine Zwecke am Besten passt.
Was ist das beste Projektmanagement-Tool für dein Projekt?
Das hängt vor allem davon ab, mit wem du arbeitest und was der Umfang deines Projekts ist. Schauen wir uns zwei unterschiedliche Fälle an.
Fall 1: Du planst, eine halbe Million Tonnen Metall ins Weltall zu schicken (vielleicht, weil du mit Elon Musk zusammen arbeitest?). Dafür musst du hunderte Ingenieure, einige Regierungsbehörden und zahlreiche Zulieferer koordinieren.
Fall 2: Du möchtest leckeres, gesundes, personalisiertes Müsli im Internet verkaufen (hallo an unsere guten Freunde und einen unserer ersten Kunden: MyMuesli).
Im ersten Fall brauchst du ein robustes Projektmanagement-System. Dazu gehören Unmengen von automatisierten Reports, klar definierte Prozesse und ein System, das früh Probleme erkennt.
Im zweiten Fall brauchst du ein flexibles, schlankes System, das mit deinem Projekt wachsen kann und gleichzeitig in der Lage ist, alle Tasks an einem einzigen zentralisierten Ort zu speichern.
Für komplexe IT-Projekte nutzen wir bei CodeControl den Industrie-Standard, Atlassian JIRA, zusammen mit einigen Erweiterungen und Add-Ons. Es ist der der Aufgabe gewachsen, aber es hat auch seinen Preis.
Was kostet ein leistungsfähiges PM-Tool?
Um das Offensichtliche vorwegzunehmen: Die Lizenzgebühren sind ziemlich hoch!
Zunächst zahlst du für JIRA Software, das Kern-Programm. Wir wollen dich nicht mit den Details der Preisgestaltung langweilen, nur so viel: Es gibt eine Cloud- und eine selbst-gehostete Version. Zurzeit kostet die Cloud-Version $7 pro Monat, während der Server $2000 kostet, die einmalig für 25 Lizenzen gezahlt werden (inklusive 12 Monate kostenloser Support und Updates).
Weitere Komponenten (oder Add-ons, wie sie bei JIRA heißen) musst du extra kaufen. JIRA ist ein sehr leistungsfähiges Tool, aber ohne die zusätzlichen Komponenten ist das Tool wie eine Kanone ohne Schießpulver - nutzlos. Um ein vollständiges PM-System zu haben, musst du also etwas tiefer in die Tasche greifen.
Zum Overhead gehören das Aufsetzen des Systems auf eine Weise, die für dein Projekt passt, und die Pflege, was oft ein Vollzeitjob ist. Veränderungen, Updates und Upgrades sind ebenfalls kostspielig.
Ein schwergewichtiges Tool wie dieses nimmt deinem Team in vielerlei Hinsicht die Möglichkeit flexibel zu sein und sich schnell anzupassen.
Noch nicht erwähnt haben wir die Zeit und den Aufwand, den es braucht, um ein neues Team-Mitglied on-zu-boarden und zu erklären, wie alles funktioniert. Für eine klassische Agentur mag das weniger ein Problem sein als für kleinere Projekte, in denen man mit vielen Freelancern arbeitet.
Und, mehr als das - Entwickler mögen solche Tools meistens nicht besonders (und du möchtest dein Entwicklerteam vermutlich nicht dafür bezahlen, unzufrieden zu sein.)
Was brauchst du für ein kleines bis mittleres Projekt?
Flexibilität! Deine PM-Infrastruktur sollte zusammen mit deinem Startup oder Produkt wachsen.
Du solltest mit einer schlanken Lösung starten. Nutze ein Tool, das einfach auf die Bedürfnisse deines Teams angepasst werden kann. Es sollte nicht zu komplex sein - für ein zweimonatiges Projekt brauchst du keine automatisierten Burn-Down-Charts!
Doch dein PM-Tool sollte der Ort sein, wo du alle Informationen sammelst, um den Überblick zu behalten über alle Aufgaben und ihre Details, zugehörige Diskussionen und Dokumente, Zugangsdaten für Test-Accounts, und so weiter.
In dem nie-endenden Alltagsstrom von E-Mails, Anrufen, Dokumenten und Chats ist es einfach zu vergessen, was du diskutierst hast, wo du es aufgeschrieben oder gespeichert hast. Es zahlt sich daher aus, alles an einem Ort zu sammeln und es zur Gewohnheit zu machen, alle Informationen dort zu dokumentieren.
Stell dir vor, dein Entwickler ist krank und du brauchst dringend einen Bugfix. Idealerweise ist dein PM-Tool so gut gepflegt, dass du einen neuen Entwickler ohne viel Aufwand direkt on-boarden kannst.
Dann alle Infos an einem Ort zu haben, ist der erste Schritt. Sie müssen allerdings so organisiert sein, dass du sie schnell finden kannst. Es ist ein blödes Gefühl zu wissen, dass die Information da ist, aber du sie nicht finden kannst - besonders, wenn dein Investor oder Boss am Telefon wartet.
Der wohl wichtigste Aspekt ist noch ein anderer: Du möchtest in der Lage sein, jederzeit ein ziemlich gutes Verständnis davon zu bekommen, wie dein Projekt gerade läuft. Etwa zu wissen, wer gerade an was arbeitet und ob es entscheidende Probleme gibt, die gelöst werden müssen. Und das möchtest du mit einem Blick erfassen können.
Warum dann deine Entwickler mit Meetings und Calls nerven, wenn dein Projektmanagement-System dir einen schnellen Überblick liefern kann?
Wie steht’s mit der altbewährten Excel-Tabelle?
Wenn du nur eine Handvoll Aufgaben hast, kannst du eine Google Tabelle anlegen, auf die jeder Zugriff hat und sie benutzen kann, ohne sich fragen zu müssen, ob es die aktuelle Version ist.
Es bietet sich an, die Aufgaben als Zeilen anzulegen und die Spalten für Name, Beschreibung, Status, Verantwortlicher und Deadlines zu nutzen. Voilà, und schon hast du ein einfaches PM-System!
Tabellen sind toll, aber es passiert leicht, dass sie unübersichtlich werden, wenn man sie für Projektmanagement nutzt. Innerhalb des Dokuments etwas zu diskutieren ist fast unmöglich. Dann fängt man an, Bilder über Skype zu schicken und Details in einem Call zu diskutieren … und die Idee einen zentralen Ort für alle Informationen zu haben, ist dahin.
Na gut, wie wäre es mit einem Task-Manager?
Wir haben alle schon mal Wunderlist, Evernote, Any.do oder etwas ähnliches für unsere persönlichen To-Do-Listen genutzt.
Doch selbst vergleichbare Tools, die für Projektmanagement entwickelt worden sind (wie Dapulse, Insightly und Asana), haben nicht alle wichtigen Funktionen und sind deshalb keine vollwertigen Optionen.
Ja, diese Tools sehen schicker aus als eine Tabelle. Einige haben nette Checkboxen vor jedem Task, damit man beendete Aufgaben leicht von der Liste streichen kann. Du kannst sogar Beschreibungen und Kommentare anfügen oder Teammitgliedern Aufgaben zuweisen und Deadlines mit automatischen Benachrichtigungen setzen.
Nicht schlecht, oder? Doch damit hört es auch auf - es ist eine bessere Checkliste.
Was fehlt, ist ein Prozess (auch Workflow genannt!)*. Aufgaben bewegen sich nicht einfach magisch von “To Do” zu “Beendet”. Dazwischen passiert ziemlich viel. Genaugenommen ist es hier, wo die wirklich Magie stattfindet.
In einem Task-Manager siehst du, welche Aufgaben bearbeitet werden müssen und welche beendet wurden. Aber du musst einen Überblick haben, was aktuell bearbeitet wird. Zudem durchläuft ein Softwareentwicklungsprozess mehrere Bearbeitungsschritte, durch die jeder Task gehen muss. Es ist extrem wichtig zu wissen, welcher Task aktuell in welchem Schritt der Bearbeitung ist.
Um dieses Problem zu lösen, hat Taiichi Ohno (ein Industrieingenieur von Toyota) in den 50er-Jahren eine einfache Lösung erfunden. Er nannte sie Kanban.
*Asana hat inzwischen Kanban-Boards als Funktion hinzugefügt. Damit lassen sich Workflows aufsetzen, doch es fühlt sich immer noch mehr an wie ein Task-Manager und weniger wie ein Kanban-Tool.
Kan-was?
Kanban ist ursprünglich eine Methode der Produktionsprozesssteuerung, die sich ausschließlich am tatsächlichen Verbrauch von Materialien am Bereitstell- und Verbrauchsort orientiert. So formuliert es zumindest Wikipedia. ;)
Stell dir eine Fabrik vor, wo ein Teil als einfacher Metallblock startet und dann von einer Maschine zur nächsten geht. Schritt für Schritt wird daraus ein Zahnrad. Es wurde nicht in einem Schritt vom Metallblock zum Zahnrad, es hat sich dem Zustand langsam angenähert.
Kanban ist sehr gut darin, die Fortschritte des Zahnrades zu verfolgen. In der Softwareentwicklung nutzen wir Kanban-Boards so, dass es für jeden Schritt des Workflows eine Liste (oder Spalte) gibt. Du kannst so viele Listen nutzen, wie du magst, aber der klassische und einfachste Aufbau besteht aus drei Listen: To Do, in Bearbeitung/In Progress und Beendet/Done.
Hier ist ein einfaches Beispiel dafür.
So setzt du deine Kanban-Boards auf
Normalerweise legt der Projekt-Owner alle Aufgaben als Karten in der To-Do-Liste an (jede Aufgabe bekommt eine Karte) und ordnet sie nach Priorität. Wenn ein Entwickler bereit ist, an einer Aufgabe zu arbeiten, nimmt er die Karte von der To-Do-List und bewegt sie in die In-Progress-Liste. Die Karte weist er sich selbst zu.
Selbst wenn mehrere Entwickler gleichzeitig an einem Projekt arbeiten, kann der Project-Owner leicht sehen, welche Karten aktuell in Bearbeitung sind und welcher Entwickler an was arbeitet. So kannst du dir Meetings zu Status-Updates sparen oder sie zumindest drastisch reduzieren.
Mit diesem Aufbau kann der Projekt-Owner entscheiden, welche Aufgabe (Karte) als nächstes an der Reihe ist in der Entwicklung. Zusätzlich kannst du die Prioritäten jederzeit einfach verändern.
Klingt gut! Aber welches ist das beste Kanban-Tool?
Keine Frage, das beliebteste Kanban-Tool ist Trello - und wir bei CodeControl lieben es! Wir nutzen es für alle unsere internen Projekte und für Kundenprojekte, besonders für die, für die JIRA etwas zu viel des Guten wäre in seiner Komplexität. Also immer, wenn wir mit einem Startup arbeiten oder einen MVP entwickeln.
Die größte Stärke von Trello ist es, dass es einfach aussieht und zu benutzen ist und gleichzeitig die meisten PM-Anforderungen von Startups adressiert.
Trello ist schlank und leicht anzupassen, sodass du deinen Workflow jederzeit ändern kannst, indem du einfach Spalten hinzufügst oder entfernst. Das bedeutet, dass Entwicklerteams die Freiheit haben, sich selbst so zu organisieren, wie es am effizientesten ist.
Und genau darum geht es beim agilen Arbeiten.
Was genau bietet mir Trello also?
Zunächst mal kannst du deinen eigenen Workflow aufsetzen, indem du getrennte Listen für jeden Schritt in deinem Prozess anlegst. Bei CodeControl machen wir es nicht zu kompliziert und starten normalerweise mit den folgenden Listen:
Backlog - das nutzen wir als Spalte für Brainstorming und stellen hier jeden denkbaren Task ein, der uns einfällt.
To Do - wenn eine Karte zur Entwicklung freigegeben ist, bewegen wir sie in diese Spalte und legen ihre Priorität fest. Wir versuchen, den Umfang von einzelnen Karten klein zu halten. Das heißt, die Aufgabe lässt sich an weniger als einem Arbeitstag fertigstellen. Wenn eine Karte zu umfangreich wird, teilen wir sie in mehrere neue Karten auf.
In Progress - wenn ein Team-Mitglied anfängt, an einer Karte zu arbeiten, bewegt es sie in diese Spalte. Das macht es für den Project-Owner sehr einfach zu sehen, wer aktuell mit was beschäftigt ist. Er kann außerdem eingreifen, wenn eine Karte länger in Bearbeitung ist, als erwartet.
To Be Tested — wenn ein Task nicht getestet worden ist, ist er nicht beendet! Wenn also die Entwicklung beendet ist, wird die Karte hierhin bewegt und demjenigen zugewiesen, der für Qualitätssicherung zuständig ist. Bei kleiner Projekten ist das normalerweise der Projekt-Owner, bei größeren gibt es einen zuständigen Tester.
Done — erst, wenn die Karte erfolgreich getestet worden ist, wird sie in die Done-Liste bewegt. Wenn der Test nicht erfolgreich war, wird die Karte zurückgelegt in die To-Do-Liste. Dann werden Anmerkungen hinzugefügt, damit der Entwickler weiß, welches Problem gelöst werden muss.
In Trello hat jede Karte einen Namen, eine Beschreibung, einen Kommentarbereich, ein Fälligkeitsdatum und Labels. Mit den integrierten Filtern und der Kalendar-Ansicht kannst du schnell zu bestimmten Karten navigieren. Am Ende von jeder Karte werden alle Änderungen daran dokumentiert - perfekt, um den Überblick über den Fortschritt bei dem Task zu behalten.
Wenn ein Team-Mitglied einer Karte zugewiesen wird, bekommt es eine E-Mail, wann immer etwas an der Karte verändert wird. Wenn jemand auf dem Laufenden gehalten werden muss bei einer bestimmten Aufgabe, kann er sich selbst als “Beobachter” auf einer Karte hinzufügen. Dann bekommt er auch die Benachrichtigungen zu den Veränderungen.
Ein Profi-Tipp: Weise einer Karte immer nur ein Team-Mitglied zu. Wenn mehr als eine Person an derselben Karte arbeiten muss, dann ist die Aufgabe zu umfangreich. Teile sie auf mehrere Karten auf und weise sie einzeln zu.
Aber das ist noch nicht alles …
Ein versteckter Schatz in Trello.
“Ja, Trello ist simpel. Und ja, es ist schlank. Aber ich brauche Leistungsfähigkeit!”
Kommt dir das bekannt vor? Nun, du bist hier immer noch richtig. Trello bietet Power-ups und Erweiterungen - genau, was du brauchst, um dein PM-Setup für deine Anforderungen anzupassen. Du kannst zusätzliche Funktionalitäten hinzufügen und dein Trello-Setup so auf die nächste Stufe heben.
Für uns bei CodeControl ist klar, dass unsere Kunden nur für die exakte Zeit bezahlen sollen, die Entwickler an ihrem Projekt arbeiten.
Daher sind Zeiterfassung und Zeitaufwandsschätzungen sehr wichtig für uns. Daher haben wir den Drittanbieter Everhour in unser Trello-Setup integriert. Die Installation braucht nur ein paar Minuten und es ist einfach zu handhaben, auch für Nicht-IT’ler.
Everhour ermöglicht es Entwicklerteams, jeder Trello-Karte Zeitaufwandsschätzungen hinzuzufügen und dann die Zeit zu erfassen, die sie tatsächlich an einer Karte arbeiten. Selbst wenn die Schätzungen nicht ganz stimmen - die Differenzen zu analysieren liefert wichtige Erkenntnisse für zukünftige Entscheidungen, die der Kunde, der Project-Owner oder die Stakeholder zu treffen haben.
Unterm Strich
Bevor du dich für dein Projektmanagement-System entscheidest, solltest du berücksichtigen, mit wem du arbeiten wirst und deinen Entwicklern die Freiheit geben, den Workflow zu verändern und anzupassen. Das ist der beste Weg, um “Bürokratie” zu minimieren und Leistung zu maximieren.
Insgesamt betrachtet sind Kanban-Boards und Trello eine einfache Möglichkeit, um dein Projekt zu organisieren, ohne zu viel Zeit und Arbeit aufzuwenden oder deinen Admin-Overhead aufzublähen. Sie bringen die notwendige Struktur in den Entwicklungsprozess und halten ihn offen für Verbesserungen und Upgrades. Und, das Wichtigste: Diese PM-Methode holt das Beste aus einem starken Entwicklerteam heraus und macht die Entwickler (und Kunden) zufrieden.
Falls du mehr Beratung zu Projektmanagement-Tools gebrauchen kannst, meld dich gerne jederzeit bei uns unter: hello@codecontrol.io :)