Freelancer sind eine wertvolle Ergänzung für Unternehmen - und das nicht nur für kapazitäre Engpässe, sondern dauerhaft. Aber die Arbeit mit Freelancern ist anders als die mit fest angestellten Mitarbeitern. Wenn Unternehmen das Beste aus der Zusammenarbeit mit ihnen herausholen wollen, gibt es einiges zu beachten. Diese 7 Tipps können dabei helfen.
1. Anforderungen und Budget definieren
Bevor die Suche nach dem richtigen Freelancer beginnt, sollten die Anforderungen klar sein. “Ich brauche einen Frontend-Entwickler” oder “Ich brauche einen Texter” reicht nicht aus. Auftraggeber sollten wissen, welche Skills der Kandidat mitbringen sollte, zum Beispiel welche Programmiersprachen er beherrschen oder welche thematische Expertise er besitzen muss. Ist ein erfahrener Freelancer nötig oder handelt es sich um eher einfache Aufgaben, die auch ein Einsteiger gut bewältigen kann?
Auch das Budget sollte frühzeitig feststehen, damit es auf beiden Seiten keine bösen Überraschungen gibt. Das kann bei einmaligen Projekten das komplette Budget sein oder bei fortlaufender Unterstützung ein monatliches Budget. So erkennen Unternehmen im Gespräch mit den jeweiligen Kandidaten schnell, ob der geforderte Stunden- oder Tagessatz realistisch ist oder den Rahmen sprengt.
2. Den passenden Freelancer auswählen
Das ist oft leichter gesagt als getan, denn viele Faktoren spielen eine Rolle: Natürlich sind die fachlichen Anforderungen relevant, aber auch die menschliche Ebene ist eine wichtige Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Im Erstgespräch sollten Auftraggeber also auch darauf achten, ob die Chemie stimmt und sie mit dem Freelancer auf einer Wellenlänge sind. Das vereinfacht das gegenseitige Verständnis, zum Beispiel bei Briefings und Feedback. Auch die Arbeitsweisen und die jeweilige Vorstellung von einer guten Zusammenarbeit sollten kompatibel sein. Es lohnt sich also, ein umfassendes Gespräch zu führen, das über rein fachliche Aspekte hinausgeht.
Aber wo finden sich überhaupt die richtigen Kandidaten? Ausschreibungen in regulären Jobbörsen können den Prozess sehr mühsam machen. Stattdessen liefern vielleicht Tipps aus dem eigenen Netzwerk den passenden Freelancer. Wenn Kollegen oder Bekannte schon erfolgreich mit der Person gearbeitet haben, ist das ein gutes Zeichen. Außerdem können vertrauenswürdige Plattformen wie CodeControl dabei helfen, schnell zum Perfect Match zu kommen.
3. Rechtliche Rahmenbedingungen klären
Grundsätzlich ist für die Zusammenarbeit mit Freelancern nicht zwingend ein schriftlicher Vertrag erforderlich. Er sorgt aber auf beiden Seiten für mehr Sicherheit und Verbindlichkeit. Darin können Aspekte wie Vergütung (pauschal oder über einen Stundensatz), Art der Leistung und Zeitraum der Leistungserbringung definiert werden. Auch Fragen der Rechte am fertigen Produkt lassen sich dort klären, um späteren Streit zu vermeiden. Mit einer Geheimhaltungsvereinbarung (auch als NDA bekannt) können Unternehmen sich vertraglich versichern lassen, dass keine Interna nach außen dringen werden.
Auch das Thema Scheinselbstständigkeit ist in Deutschland in rechtlicher Hinsicht wichtig. Der Begriff bedeutet, dass ein Freelancer zwar als Selbstständiger auftritt, aber wie ein Angestellter behandelt wird. Dem Auftraggeber drohen Nachzahlungen und weitere rechtliche Konsequenzen. Also sollte die Beziehung von Anfang an korrekt gestaltet werden. Unser Scheinselbstständigkeitstest hilft, Risiken frühzeitig zu erkennen und auszuschließen.
4. Mit Briefing und Deadlines Klarheit schaffen
Es kommt immer wieder vor, dass Unternehmen nicht mit dem Ergebnis eines Projekts zufrieden sind. In vielen Fällen hätte sich das durch ein genaueres Briefing vermeiden lassen. Freelancer wissen naturgemäß weniger über die Hintergründe des Projekts und selbstverständlich scheinende Details können für sie völlig unklar sein. Es lohnt sich also, ihnen möglichst frühzeitig umfassende Informationen zu geben und alle offenen Fragen zu klären. Das spart Zeit und damit auch Budget. Wer schon genaue Vorstellungen hat, sollte diese auch kommunizieren, anstatt den Freelancer “erst mal machen” zu lassen und später Kritik zu üben.
Auch zeitliche Abläufe sollten frühzeitig abgestimmt werden. Freelancer haben oft noch andere Kunden und müssen ihre Kapazitäten planen. Selbst wenn das Ende des Projekts vertraglich festgehalten wurde, kann es sinnvoll sein, Zwischen-Deadlines zu setzen. Und auch klare Prioritäten der einzelnen Projektteile helfen allen Beteiligten. In vielen Fällen arbeiten Freelancer nicht isoliert, sondern erhalten Input von anderen Abteilungen. Oder diese sind wiederum auf ihre Ergebnisse angewiesen, um weiterarbeiten zu können. Zum Beispiel braucht möglicherweise die Marketingabteilung frühzeitig Design-Entwürfe des Freelancers für ihre Kommunikationsmaßnahmen. Dann sollte er das im Vorfeld wissen und einplanen können.
Matthew Knight betreibt die Plattform Leapers, die sich als “team for people without a team” bezeichnet und die geistige Gesundheit von Freelancern verbessern möchte. Er weiß also ganz genau, wo die häufigsten Probleme in der Zusammenarbeit liegen. Ganz oft geht es dabei um Kommunikation, erklärt er: “Unklarheiten im Briefing oder bei den Anforderungen des Projekts, zu wenig Kommunikation im Verlauf oder fehlendes Feedback gehören zu den häufigsten Pain Points. Das kann sogar bis zum Ghosting gehen, wenn Auftraggeber einfach nicht mehr auf E-Mails antworten.” In solchen Fällen dürfte klar sein, dass eine weitere Zusammenarbeit unwahrscheinlich ist.
5. Freelancer nicht wie Angestellte behandeln
Es gibt große Unterschiede zwischen Freelancern und angestellten Mitarbeitern. Häufig haben sie verschiedene Mentalitäten: Freelancer sind selbst Unternehmer und begreifen sich eher als Partner des Auftraggebers. Sie bringen eine spezifische Expertise mit, die sie nutzen wollen, um ein Projekt zum Erfolg zu führen. Sie stellen sich gerne immer wieder auf neue Kunden und Themen ein und arbeiten bevorzugt eigenverantwortlich. Dagegen sind Angestellte ganz auf ihren Arbeitgeber fokussiert, fühlen sich mit ihm verbunden und bauen Insider-Wissen auf.
“Deine Angestellten wissen genau, wie es im Unternehmen läuft, und haben ihre klare Rolle”, bringt Matthew Knight es auf den Punkt. “Freelancer steigen dagegen schnell ein und müssen sich selbst zurechtfinden. Sie bringen meistens auch eine große Bandbreite an Fähigkeiten mit, die sich oft nicht nur einer Abteilung zuordnen lässt. Unternehmen sollten im Onboarding Einblicke in ihre Kultur geben und klar definieren, wer wofür der Ansprechpartner ist. Am besten gibt es eine feste Kontaktperson, die sich um alle Freelancer kümmert und die bestehenden Prozesse und Regelungen optimiert.”
Freelancer und Angestellte - beide Typen haben ihre Vorteile. Führungskräfte sollten aber immer berücksichtigen, mit wem sie gerade zu tun haben. Von einem Freelancer zum Beispiel kleinteilige Status-Updates oder feste Erreichbarkeiten zu verlangen, kann fehl am Platz sein und für Irritation und Frustration sorgen. Sehr lohnenswert ist auch eine Offenheit gegenüber Feedback oder Kritik durch den freien Mitarbeiter. Er stellt möglicherweise bestehende Prozesse infrage oder bringt Ideen ein, die über das Briefing hinausgehen. Das Projekt kann so von seiner Erfahrung profitieren.
Abgesehen davon ist auch für das Thema Scheinselbstständigkeit wichtig, dass Freelancer und Angestellte nicht gleich behandelt werden. Zum Beispiel sollten Freelancer mehr Freiheiten bei der Art der Leistungserbringung haben und nicht an Arbeitszeiten oder die Urlaubsplanung des Auftraggebers gebunden sein.
6. Rechnungen immer pünktlich bezahlen
Bei angestellten Mitarbeitern ist es in der Regel eine Selbstverständlichkeit, dass sie ihr Gehalt jeden Monat bekommen. Leider gilt das bei Freien in der Praxis nicht immer. Wer gute Freelancer halten will, sollte ihre Rechnungen aber immer pünktlich bezahlen. Schließlich sind sie mindestens genauso wie Angestellte auf das Geld angewiesen.
Matthew Knight erklärt: “Zahlungen sind neben schlechter Kommunikation der zweite Bereich, in dem es zu vielen Problemen kommt. Leider werden mehr als die Hälfte der Rechnungen an kleine oder mittlere Unternehmen zu spät bezahlt. Es ist sehr mühsam, unbezahlten Rechnungen hinterherzulaufen und komplexe Zahlungsprozesse des Kunden oder extrem lange Zahlungsziele akzeptieren zu müssen.”
7. Offboarding gewinnbringend gestalten
In vielen Fällen erfolgt die Zusammenarbeit projektbezogen und der Freelancer verabschiedet sich nach ein paar Monaten wieder. Ein gutes Offboarding sorgt dafür, dass mit ihm nicht sämtliches Wissen zum Projekt verschwindet. Zum Beispiel kann eine ausführliche Dokumentation Bestandteil seines Auftrags sein. Oder er gibt seine Expertise in Workshops an die angestellten Mitarbeiter weiter. So lässt sich der Sorge vieler Unternehmen entgegenwirken, dass durch den Einsatz von Freelancern auf lange Sicht Wissenslücken entstehen.
It’s all about respect
Auch wenn es viele Wege gibt, die Zusammenarbeit mit Freelancern erfolgreicher für beide Seiten zu gestalten, ist die wichtigste Grundlage für Matthew Knight einer Frage der Einstellung. Er fasst zusammen: “Im Grunde sollten Unternehmen, die gut mit Freelancern zusammenarbeiten wollen, vor allem eins tun: sie mit Respekt behandeln. Das bedeutet: pünktlich bezahlen, gut kommunizieren und anerkennen, dass sie Zugang zu einem diversen Netzwerk von Talenten haben - und nicht nur zu Ressourcen auf Abruf.”
Übrigens: Einen Blick auf verbreitete Freelancer-Mythen und ihren Wahrheitsgehalt werfen wir in unserem Artikel “Warum diese 7 Freelancer-Vorurteile unbegründet sind”.
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